【海牙認證Apostille】有什么作用?香港公司能辦理嗎?

對于許多從事進出口或者外貿行業的公司來說,相關文件資料在國(境)外使用時,都必須辦理相關的國際公證認證手續,海牙認證則是比較常見的國際公證認證之一。

海牙認證是什么?有什么作用?

海牙認證也叫國際公證,英文說法為Apostille認證,是指《海牙關于取消外國公文認證要求的公約》,在海牙簽約國之間相互承認的一種由特定的官方機構對其認證公文上其主管部門所做簽字、蓋章的真實性予以確認的行為過程和結果的一種特定的認證。

該種認證,我們通常簡稱為“海牙認證”,主要針對文書用于海牙成員國或地區,使得海牙成員國所出具的文件可以在其他海牙成員國得到認可,并且有效使用。

但海牙認證不是對所需認證文件內容的真偽做認證,而是對原認證的簽發人(公證處或國際公證人)的二次認證,認證該公證處或國際公證人是有資質出具原認證文件。加簽之前要先對認證文件辦理國際公證,然后再到香港最高人民法院做加簽,因此整個過程稱作海牙認證或加簽。

特別是對于外貿出口業來說,大多數的文件如產品授權書、ISO/EC證書、銷售證書、公司資質(如營業執照、稅務登記證)等,出國使用時很多時候都需要辦理海牙認證的。

需要注意的是,中國大陸目前不是海牙成員國,但是中國香港和澳門加入了海牙成員組織,所以來自國內外的相關文件需要辦理海牙認證的,可以經由香港完成認證。

什么情況需要做海牙認證?

企業如果需要把某一份證明或者文件拿到海外使用或者投資或者證明某一些事實,那么需要進行國際公證。

·若用于海牙公約的國家之間,可以在香港進行國際公證;
·若有一方是非海牙公約的國家,則需要辦理大使館認證。這個程序是將公證好的文件交給海外國家駐中國的大使館或領事館“認證”文件的官員簽名確認,這一個確認程序稱為“大使館認證”。

海牙認證的范圍包括但不限于:
1、認證公司、注冊證書、授權委托書、商業登記證及業務文件、商業類CE證書、ISO證書、買賣合同、公司良好聲譽證明書;
2、認證用作移民、婚姻、收養、繼承等用途的個人文件及資料、擬備海外使用的授權書及見證其簽署、見證海外土地或物業買賣文件的簽署;
3、出生證書、學位證書、結婚證書、無犯罪記錄、出生證書等、核證公證人面見證人士的身份、擬備海事報告;
4、為交易、文件或事件提供認證及保存公證記錄;
5、其他文書。

香港公司如何辦理海牙認證?

香港公司的文件在香港以外地區使用需要進行海牙認證:
1、首先香港公司需要辦理公證,出具公證書,連同附件捆綁,并在公證書上簽字蓋章;
2、然后送往香港高等法院辦理認證。

香港文件海牙認證范圍:
(1)認證某些屬公共性質的文件,該文件須要由公職人士簽發:香港結婚證/單身證明/香港出生證明/死亡登記證明書/商業登記證明/公司注冊證明文件/授權委托書/其他個人以及商業文書
(2)經由香港公證人或監誓人所簽署的文件:
·法律公證人:授權書、核證副本;
·監誓員:宣誓書;

認證方式:將所需認證的文件寄送給香港秘書公司,讓國際公證人審核是否可以出具。

海牙認證常見問題答疑

Q 1:為什么要辦理海牙認證?
A 1:當您的文件需要用到海牙成員國時,所使用的文書都可以通過辦理海牙認證,使得相關文件受到海牙成員國或地區的認可,并具有法律效力。只有經過國際公證認證手續后的公司文件才能被國內的法律認可,以及有效使用。

Q 2:海牙認證和大使館領事館認證的區別是什么?
A 2:海牙認證和大使館領事館認證的區別就在于:
海牙認證可以在任何一個海牙公約成員國使用,辦理的時間短;
大使館領事館認證只能在所辦理的當國使用,比如美國駐中國領事館大使館,那只能拿到美國使用,出了美國就不能使用了,且辦理的時間長,具體還要看當地政府的時間。

Q 3:海牙認證做一份需要多少錢?
A 3:海牙認證包含兩種費用:
·國際公證人公證的費用;
·高等法院加簽認證的費用;
·具體公證的費用需要看文件的多少、份數、類型來決定。海牙認證一般由指定的政府機構進行,一般為國家的外交部或最高法院。

Q 4:公證處可以公證身份證的改名信息嗎?
A 4:可以,將所需要的文件寄給代理機構,海牙認證前最好出示掃描件或者圖片給代理機構,由代理機構審核是否可以出具。認證完畢后,代理機構會將認證文件快遞給客戶。(前提是一定要確認該文件在哪個國家使用)

認證文件還包括:公司文件,公司資質證明,授權書,出口單據,護照,留學資料,成績單,學位證書等等。

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